Viele Schweizer Unternehmen lösen das Thema E-Mail-Archivierung höchst unzureichend und verfügen selten über rechtskonforme Lösungen. Vorschriften der Gesetze sind teilweise unklar und sorgen daher für zusätzliche Missverständnisse oder Verwirrung. Wir untersuchen hier 4 der häufigsten Aussagen und sagen unsere Meinung dazu:
1. “Jedes E-Mail muss archiviert werden”
Stimmt nicht! Nach Obligationenrecht (§962) müssen lediglich Geschäftsbücher, Buchungsbelege, sowie Geschäftskorrespondenz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt entsprechend nicht für Spam. Solange als Spam gekennzeichnete E-Mails nicht angenommen werden, besteht keine Pflicht zu deren Verarbeitung. Unsere Antispam Lösungen von Fortinet und Watchguard blockieren Spam, bevor es Ihr Netzwerk, Ihren Email-Server oder gar Ihr E-Mail Archiv belastet.
2. “Alle E-Mails dürfen archiviert werden»
Falsch! Private E-Mails Ihrer Mitarbeiter unterliegen dem Datenschutz und dürfen nicht archiviert werden. Dies ist unserer Meinung nach denn auch der grösste Knackpunkt. Das Problem kann aber wie folgt umgangen werden:
- Untersagung Privater E-Mail Nutzung. Je nach Unternehmung ist dies manchmal nicht durchsetzbar.
- Trennung Privat und Geschäft. Sie erlauben Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Freemailern wie Google, GMX, iCloud etc. Dies hat aber auch zum Nachteil, dass unter Umständen schädliche E-Mails in Ihr Unternehmen gelangen. Wir haben Lösungen im Portfolio welche Ihnen dabei helfen schädliche Inhalt zu finden und zu blockieren.
- Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeitern. Eine Vereinbarung sollte im Minimum Empfang, Archivierung, Löschung, sowie Einsichtsrechte des Arbeitgebers betreffend privater Korrespondenz regeln. Wichtig ist, dass dem Arbeitnehmer gegenüber Transparenz herrscht, welche Regeln für E-Mail Archivierung gelten. Auf eine solche Nutzungsvereinbarung kann beispielsweise im Arbeitsvertrag verwiesen werden.