Muss oder soll ein Unternehmen jedes E-Mail archivieren? Wie ist die Sachlage bei privaten Nachrichten?

Viele Schweizer Unternehmen lösen das Thema E-Mail-Archivierung höchst unzureichend und verfügen selten über rechtskonforme Lösungen. Vorschriften der Gesetze sind teilweise unklar und sorgen daher für zusätzliche Missverständnisse oder Verwirrung. Wir untersuchen hier 4 der häufigsten Aussagen und sagen unsere Meinung dazu:

1. “Jedes E-Mail muss archiviert werden”

Stimmt nicht! Nach Obligationenrecht (§962) müssen lediglich Geschäftsbücher, Buchungsbelege, sowie Geschäftskorrespondenz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt entsprechend nicht für Spam. Solange als Spam gekennzeichnete E-Mails nicht angenommen werden, besteht keine Pflicht zu deren Verarbeitung. Unsere Antispam Lösungen von Fortinet und Watchguard blockieren Spam, bevor es Ihr Netzwerk, Ihren Email-Server oder gar Ihr E-Mail Archiv belastet.

2. “Alle E-Mails dürfen archiviert werden”

Falsch! Private E-Mails Ihrer Mitarbeiter unterliegen dem Datenschutz und dürfen nicht archiviert werden. Dies ist unserer Meinung nach denn auch der grösste Knackpunkt. Das Problem kann aber wie folgt umgangen werden:

• Untersagung Privater E-Mail Nutzung. Je nach Unternehmung ist dies manchmal nicht durchsetzbar.
• Trennung Privat und Geschäft. Sie erlauben Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Freemailern wie Google, GMX, iCloud etc. Dies hat aber auch zum Nachteil, dass unter Umständen schädliche E-Mails in Ihr Unternehmen gelangen. Wir haben Lösungen im Portfolio welche Ihnen dabei helfen schädliche Inhalt zu finden und zu blockieren.
• Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeitern. Eine Vereinbarung sollte im Minimum Empfang, Archivierung, Löschung, sowie Einsichtsrechte des Arbeitgebers betreffend privater Korrespondenz regeln. Wichtig ist, dass dem Arbeitnehmer gegenüber Transparenz herrscht, welche Regeln für E-Mail Archivierung gelten. Auf eine solche Nutzungsvereinbarung kann beispielsweise im Arbeitsvertrag verwiesen werden.

3. “Wir nutzen PST Files um zu archivieren”

Oft hören wir von unseren Kunden dass PST-Dateien für die Archivierung verwendet werden. PST-Dateien enthalten jedoch nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender, Kontakte und Aufgaben. Problematisch ist vor allem, das PSTs meist auf Endgeräten der Kunden gespeichert werden. Dies entlastet zwar den Mailserver, belastet aber dafür Netzwerkspeicher. Zugleich wird die Verwaltung schwierig, da jeder User selbst verantwortlich ist dafür. Es erlaubt kein Wiederfinden in angemessener Zeit und schützt weder vor Diebstahl noch Manipulationen.

4. “Email-Archivierung geschieht nur aus rechtlichen Gründen”

Wir nutzen unser Archivsystem nicht nur aus rechtlichen Gründen sondern auch weil die Produktivität der Mitarbeiter damit gesteigert werden kann. Durch blitzschnelle, ‘Google-artige’ Suchen auf unserem E-Mail Archiv finden Boll Engineering Mitarbeiter E-Mails und somit Know-How innert Sekunden. Die bestehende E-Mail Infrastruktur wird schneller, da sie nicht durch alte E-Mails belastet wird. Bei Eintritt eines Desaster sind im übrigen auch alle Emails gesichert.

… jetzt raten Sie mal, wer E-Mail-Archivierung effizient und gesetzeskonform umsetzt 😉 Wir arbeiten seit längerer Zeit erfolgreich mit der Firma Cryoserver zusammen und nutzen deren Lösung auch intern.

Sie möchten mehr über die Cryoserver E-Mail Archivierung Lösung oder über rechtliche Fragen zu diesem Thema wissen? Besuchen sie unsere kostenlose Morning Session am 20. Juni 2014 – E-Mails archivieren – Wir zeigen wie!

Wenn sie Interesse haben unsere E-Mail Archiv Lösung live zu sehen kontaktieren Sie uns unter 056 437 60 60 und fragen sie nach dem Cryoserver Produkte Manager. Wir können Ihnen das System demonstrieren mit echten Beispielen.